Документирането на работните процеси е задължително действие за организирана според система за управление на качеството (СУК) фирмена политика. Подробно описаните прилагани практики и други съществени подробности се разглеждат при всяко кандидатстване за актуализация на стандарт. Те са в ролята на материално свидетелство за управлението на организацията.
Документацията обаче е най-значима в хода на интеграция на системата за управление на качеството и по-точно, по време на специализираният одит. Възоснова на описаните данни се прави оценка на качеството на извършеното преструктуриране в компанията, приложимостта му сред служителите и вероятното качество на крайният продукт/услуга. Неволните грешки в документалната част се считат за цялостен пропуск, тъй като не предоставят пълна прозрачността за работните процеси.
Качественото документиране е работа с огромна по размер информация. Работи се с много различни видове документи, свързани с отделни по класификация дейности. Сортирането им е много важен етап от процедурата, тъй като всеки от тях е насочен към определен ръководен орган във фирмата. За целта повечето фирми разчитат на стандартния MS Office пакет и най-често програмите PowerPoint, Word и Excel.
Автоматизация на документирането
Нелекото оформление и систематизация на документите отнемат доста време и работен капацитет. Може би това е причината за зараждане на идеята за автоматизация на документалния процес. Приложението й е все по-често използвано от голям брой компании. Тя централизира изготвянето, управлението и разпространението на писмените материали и слага край на усилията по процедурата, която вече е поверена на модерен софтуер. Освен това, пропуските и грешките са напълно изключени.
Освен че опростява практическото записване, дигиталната база данни включва и автоматично препращане на материалите към съответните отговорници, които трябва да ги оценят и одобрят преди практическото им използване. Интелигентната система допуска редица изключения в процедурата, когато е нужно.
Видимото улеснение от автоматичното класифициране и маршрутизиране на записите показва необходимостта от този подход във всяка компания, която е решила да интегрира сборът от правила и практики за управляване на качеството. Единственото условие за внедряване е приложимостта на специалният софтуер спрямо MS Office пакетът, където обикновено е записана цялата информация.
Работата “в екип” с този пакет трябва да протича без проблеми. При всеки случай на отбелязване на промени в Document Control, те следва да се отразят в Office файловете и обратно. Автоматичното документиране е подходящо за индивидуалността на всяка компания и доказано носи по-успешно контролиране на работните процеси, което е едно от основните условия за сертифициране.
Предимствата на автоматизираната документация при ресертификация
Интегрирането на всяка нова версия на стандартът ISO 9001 е придружено с определени промени в документацията. Някои материали се коригират, други се изключват напълно, а има и съвсем нови практики и процедури, които трябва да бъдат вписани. Когато документалната част е оформена със съвременен софтуер, измененията и цялостното оформление са изключително улеснени.
Автоматизираното управление на документите може да е невероятно полезно и в случаите, когато преди ресертификацията са постъпили нови служители, или просто при забележими пропуски на лица от персонала. Достатъчно е софтуерът за управляване на записите да се координира със системата за обучение на персонала. Така информацията кое лице се нуждае от усъвършенстване и в кой фирмен отдел точно, се подава автоматично.
Дигиталната база данни съхранява резултатите от обученията на всяко лице във фирмената структура и ги актуализира след всяко следващо обучение. Това е изключително ефективен начин за ускоряване на обученията след постъпване на нова документация и освен това предоставя възможност за самообучение. А по-лесната квалификация на служителите е една от предпоставките за успешно преминаване на контролният одит.
