Резултатното управление на качеството се случва след правилно планиране. При липса на разработен план, дори интегрирането на системата от стандарти за качество става факт след сравнително продължителен период от време. Проучвания посочват, че организации без предварителна идея за действие получават сертификат за 24 месеца, а тези с планирани проекти, са били сертифицирани за 13 месеца, което е приемливият срок за внедряване на системата.
Планиране в интегрирането на система за контрол на качеството
Проучванията визират разходите за въвеждане на ISO 9001, но планът за внедряване на системата обхваща много други процеси. Компанията трябва оцени реалното развитие на бизнес структурата си, да степенува правилно приоритетите си и да преструктурира най-нуждаещите се от подобрение звена. Понякога, оценката се поверява на квалифицирани специалисти.
Планиране времето на служителите е друг задължителен етап в подготовката. Персоналът на организацията трябва да се ангажира пряко във внедряване на процедурите и правилата. Така новият работен модел се възприема много по-успешно и едновременно с това се развива чувството за принадлежност – една от основните концепции в ISO 9001:2015. Тя обяснява ефектът от усещането за обвързаност – то провокира много по-висока мотивация, работоспособност и съответно по-конкурентен краен продукт/услуга.
Тази цел изисква присъствие на служителите в извъннормирано работно време. Интегрирането на система от стандарти за качество не е лесен процес и изисква системно изучаване на непознати правила и практики. Допълнителното присъствие е свързано и с повишени финансови средства за целта, което отвежда към въпросът за планиране на разходите.
Средствата, необходими за стандартизация, не трябва да бъдат излишно ограничавани. В противен случай, спестените разходи все пак ще бъдат вложени в повече време за подготовка или в сертификационен одит, който ще се окаже неуспешен. Не икономисването, а планирането на разходите е необходимата практика, на която всяка организация следва да заложи.
Действително, финансите за получаване на сертификат за качество не са незначителни, още повече ако се ангажира консултантска фирма. Но вложените във всички тези процедури средства се отплащат в бъдеще, когато компанията повиши рязко процентът на печалбите си. Аналогично е и наемането на мениджъри по качеството – те следят за правилното прилагане на предписанията и със сигурност ще повишат шансовете за сертифициране по ISO 9001 версията в кратък срок.
Мениджърски функции
Правилното планиране на всички процеси е изцяло в ръцете на ръководните органи. Затова те трябва да са отлично запознати с всички особености на системата от стандарти за качество, така че да успеят да я адаптират възможно най- ефективно към структурните си особености. Планиране на разходите, разпределяне на отговорностите по въвеждане на предписанията, ангажиране на служителите и въвеждане на дигитална база данни при желание – това са решения от компетенциите на мениджър-организатор.
Далновидните ръководни кадри са наясно, че влагането на допълнителни средства за обучение на служителите е необходимо, в името на фирменият прогрес. Обновеният вариант ISO 9001:2015 дава всички предпоставки за дългосрочно високо качество на производството. Вероятно всеки мениджър се ориентира към внедряването на стандарта, а вече сертифицираните компании извършват няколкогодишният преход към тази версия.
Ангажирането с всеки детайл от работният процес е приоритет за добрият мениджър. Той има най-голяма роля при въвеждане на съвкупността от практики и процедури и всъщност. Защото, както е казал Уинстън Чърчил: „Ако се провалите при планирането, то вие планирате да се провалите”.
