1. Проучете компаниите, които предлагат акредитиран сертификат във вашия бранш.
Направете предварителен контакт за да проучете сроковете, цените, професионализма и отношението на Вашите евентуални бъдещи партньори.
Към тези, които са Ви направили добро впечатление изпратете подробна информация за вашата фирма съгласно техните формуляри за заявка за сертификация.
2. Следва да прегледате офертите, които ще получите и да проведете срещи.
Важно! Ако към настоящия момент нямате изградена система за управление на качеството в този момент трябва да изберете и кой ще я подготви. Подготовката и сертификацията са отделни дейности, извършвани от отделни правни субекти. Никой сертификатор няма право да ви налага кой да ви подготви.
3. Преди да се занимаете с каквото и да било, уверете се най-напред в качествата и професионализма на екипа, с който имате намерение да си сътрудничите.
Изпълнете тази стъпка, независимо дали целите ви са насочени към изграждането на система за управление или просто желаете да научите повече за самия сертификат.
4. Също така можете да се възползвате от семинари или курсове, които ще ви помогнат в това да разберете по-добре стандарта, а и така ще имате по-добър контрол над процеса на подготовка и сертификация.
Силно препоръчително е да преминете курс за „Вътрешен одитор на системи за управление на качеството ISO 9001“. Това ще ви спести средства в бъдеще при извършване на вътрешните одити, преди надзорните визити, които са ежегодни.
Един такъв курс дава познания както по изискванията на стандарта ISO 9001, така и дава насоките за одит на ISO 19011. Така по-добре ще разбирате не само изискванията към системата, заложени в стандарта, но и принципите на одит, които ползват и самите одитори от сертифициращата организация.
За кого е предназначен курса по ISO 9001?
Най-добре е курсът да се посети от член на ръководството, защото едно от първите неща, които иска стандарта е да се определят политика и цели по качеството.
По същество това не са някакви клишета. Целта реално е политиката и целите на фирмата да се фокусират върху развитие и все по-добро удовлетворение на клиентски те изисквания (т.е. на качеството), което като директно следствие води след себе си и растеж.
Опитът показва, че фирмите които са се сертифицирали „по спешност“ след години осъзнават истинските ползи от стандарта, защото отначало не са обърнали нужното внимание на политиката и целите. А от тях следва всичко останало.
5. След като се определят горепосочените, фирмата (със или без чужда помощ) трябва да документира извършването на своите бизнес процеси в документи наречени процедури.
Общия набор от всички процедури описващи дейността се нарича документация на системата за управление на качеството.
6. Освен процедурите, много е важно да се създадат „форми на записи“ или иначе казано стандартизирани формуляри за събиране на информация от извършена дейност, например за оферта, поръчка, приемо-предавателен протокол, протокол за рекламация и т.н.
След като документацията на системата за управление на качеството е готова и утвърдена от ръководството (т.е. станала задължителна за прилагане във фирмата) трябва да се съберат „записи“ или иначе казано документални доказателства за изпълнение на процедурите. Например да има проследимост на изпълнените поръчки.
7. Следваща стъпка е вътрешен одит – извършва се от вече обучените вътрешни одитори или от външен консултант. Неговата цел е да покаже дали има някакви слабости и те да се отстранят.
8. Така…. До тук се бяхме отклонили в обяснения за смисъла и логиката на системата, както и за подготовката за сертификация, но да се върнем към самата сертифиакция.
След като сме избрали сертификатор и сме подписали договор трябва да определим дати за одит. Одитът е актът на проверка на системата, който ще доведе до издаване на исо сертификат.
Датите за одита може да се определят още преди системата да е готова, стига да се постигне синхронизация и да може към датата на одита всичко да е готово.
9. Одитът се състои от 2 етапа.
- Етап 1 – преглед на документацията на СУК (системата за управление на качеството). Целта му е да се види, че има документирана система (че има процедури) и че те отговарят на стандарта. Например стандартът иска да си управляваме рекламациите и това наистина да е разписано както трябва.
- Етап 2 – може да е непосредствено след етап 1, но може и да е след известен период от време, ако на етап 1 има установени пропуски, които изискват време за отстраняване. На Етап 2 се проверява самото действие на системата, вкл. наличието на „записи“
И за двата етапа на одит клиента (фирмата) бива информирана за всички детайли, така че да може да се подготви и да представи системата.
От своя страна екипът е длъжен да спазва абсолютна конфиденциалност по отношение на информацията, придобита по време на одита за да защити конфиденциалността на клиента.
В следствие на одитите се съставят доклади, които доказват съответствието на СУК със стандарта ISO 9001.
10. Следва издаване на сертификат.
Времето от одита до издаването на сертификата много зависи от това с кой орган за сертификация работите, така че при избора обърнете внимание на това.
Валидност на сертификата:
Издаденият сертификат е валиден 3 години, при условие че се провеждат ежегодните надзорни одити, чиято цел е да потвърдят съответствието на системата със стандарта ISO 9001. От това следват и съответни плащания за всяка от годините.
След изтичане на трите години се прави подновяване за нов тригодишен период. При подновяването няма одит на Етап 1, което го прави още по-евтино.
