Задължителните процедури по ИСО са етап от подготовката за одит. Получаването на сертификат зависи от извършването на определени действия по изграждане и внедряване на система ISO. Същността и последователността на действията се споменават като насоки и критерии в съответният стандарт. Допреди няколко години, стандартите ISO изискваха детайлно описание на всеки процес по въвеждането и дейността им: управление на отделните звена от фирмата, на производствените етапи и на документацията, която заемаше ключово значение при интегриране на система за управление (СУ).
Значението на документите в СУ
“Документирана процедура” е работният термин от международните стандарти ИСО преди 2012 г., когато излиза директивата Annex SL, съдържаща нови правила за писменият формат на стандартите. Документираните процедури описват всички извършвани процеси в производството, най-подходящият начин на извършването им, и управлението на всеки етап от тези процеси. Управлението на самата документация също е част от процедурите, които се представят на одиторите при провеждането на сертификационен одит.
Процедурите са представени като няколко основни действия, свързани с протичане на етапите в производството:
- Действия при несъответстваща и нискокачествена продукция (брак);
- Превантивни мерки срещу създаване на нискокачествена продукция и ограничаване на процентът й до минимум;
- Корекция при брак;
- Управление на документация;
- Организация и провеждане на вътрешни одити;
В по-старият вариант на стандартите, всеки процес е подробно документиран. Документираният процес е базата, върху която се изгражда СУ и обучението на служителите – каква стъпка трябва да предприемат при всяка ситуация от производствената дейност, в зависимост от конкретният сегмент. Тоест, те представляват наръчник от насоки за действие, чрез който СУ се въвежда и контролира, във всяко звено на една компания. Те са необходимост предимно за служителите и за одиторите – в първият случай са наръчник за работа, а във вторият – доказателството, че системата е изградена според точните изисквания на стандартът.
Пълният брой от документи, наречени процедура, оформят по-голям процент от документацията. Другият най-важен компонент са записите, които представят доказателства за извършени според процедурите действия. Документалната част беше основният критерий за наличие на СУ с правилно въведени изисквания и насоки. Затова и изискванията към нея са: четливост, ясна формулировка и ясно обозначение на съдържанието, което трябва да бъде идентифицирано правилно.
Какво се случи с процедурите в новите версии
Annex SL задава нова писмена форма за стандарт. Изискването към документи също се променя, както и терминът за присъствието им в СУ. Те не са споменати като отделни компоненти, а се обединяват под названието “документирана информация”. Тя описва приблизително същите процеси, като в предходните варианти, но без да се пояснява форматът й и типът документ, който описва съответен процес. Изискването в уеднаквената структура на документите гласи „информация, която се изисква да бъде контролирана и поддържана от една организация и носителя, на който се съдържа“.
Запознавайки се със съдържанието на отделните стандарти обаче виждаме, че процесите, които документацията описва, са приблизително еднакви с предходните им варианти. Планиране, производство, проследимост и идентификация, контрол на производството – измененията, несъответствията и начинът на предлагане на продукт/услуга, са основните моменти, които присъстват в документалната част. В новият формат на стандарт ISO присъства изискването за подобряване, което също се документира, с представяне на установени несъответствия и предприети мерки за отстраняването и превенцията за появата им в бъдеще.
