PDCA e бизнес метод за управление на процеси. Тя е залегнала в основата на стандартът за мениджмънт на качеството ISO 9001 и представлява повторяемост от четири стъпки. Прилагането им в работните процеси доказано повишава контрола и постоянното усъвършенстване на крайните продукти/услуги. Постоянното подобрение се превръща в концепция за ISO 9001, тъй като има пълна съвместимост с целите на стандарта. Реалното му приложение винаги води до реални резултати и повишен потребителски интерес.
Какво е PDCA философия за подобрение на ISO 9001:2015
При внимателно разглеждане на четирибуквената абревиатура се откриват всички основни моменти на
Концепцията внушава, че с всяко завъртане на цикъла сме с една крачка напред към усъвършенстването в ефективността. Затова на някои места абревиатурата може да се замени или обясни и с термина „спирала на подобрението“. Тя също се изобразява като графика и дава пространствена представа за идеята.
Но как реално се прилага принципа при сертификация
Не е ли глупост да се работи без идея какво искаш да постигнеш? Равносилно е на действието да се строи къща без идея, план и скица и избор на добър архитект…
Генерално погледнато, всяко успешно действие или е добре планирано, или е отработено в рутина (което също означава, че е било планирано, но по-рано), или пък е плод на чиста случайност. Третият вариант се случва рядко. Не искате да разчитате на случайността, нали? Тогава е добре да се ориентирате към четиристепнния подход за управление на качеството и никога не бива да подценявате стъпка 1.
Проверяваме
Стъпка 3 – проверката…Всеки смята, че си върши работата по най-добрият според него начин, но дали е така? Има ли дейност, която може да не подлежи на проверка? Например: 1. Бихте ли качили детето си на рейс без технически преглед? и 2. Бихте ли сервирали на гостите си блюдо, което не сте опитали как е на сол? Проверката присъства навсякъде.
Основните въпроси който идват в този ред на мисли са защо проверяваме и какво правим с данните от проверките? В горните 2 примера например проверяваме поради страх (в единия случай за живот, а в другия за да не се изложим). Сещаме ли се обаче да проверяваме с цел да се подобрим? Доста рядко, ако не изобщо, нали?
Проверката присъства при страх от провал. Според „принципа на 5-те П“, който гласи „Перфектната Подготовка Предотвратява Провала на Представлението“, проверката на планирането е може би най-важната стъпка, която ще научите от цикличният метод за управление. Образно, това представлява завъртане на един празен цикъл с изпускане на стъпка 2, или “Планирай–Провери-Коригирай” накратко. Така например се проверяват калкулациите на строителните инженери, преди да е направена сградата.
Мотивирани се подобряваме
Да поговорим за мотивацията… Страхът е един от най-добрите мотиватори. Страха да не бъдеш изпреварен от конкуренцията също е добър мотиватор. А чували ли сте приказката, че ако седиш на едно място, спрямо другите вършиш назад?
Стъпката с най-голяма придадена стойност е стъпка 4, където изпълняваме действие по подобрение. Реално при завъртане на цикъла тя се интегрира със стъпка 1. Ако не се подобряваме, няма смисъл да планираме или да проверяваме.
Действията по подобрение обикновено са малки действия с голям ефект над процеса на създаване на продукта. Вероятно не е било особено сложно телевизорите да се сдобия с дистанционни управления, но някой е трябвало не само да се сети, но и да реши да го направи. Също не е особено сложно автомобилните огледала да завършват с извика за мъртвата зона, нали?
Това са технически подобрения. Организационните са още по лесни и с още по висока относителна придадена стойност. Фирмените правила не са църковен канон. Те трябва да са адаптивни. Затова стандартът ISO 9001 винаги приветства добрите практики и гъвкавите методи на управление.
Стандартът за управление на качеството изисква един екзистенс-минимум от добри практики за фирмено управление. Една такава е ежегодната проверка, наречена вътрешен одит. Също така сертифицираните фирми имат и външен годишен одит, така че механизмът на проверката сработва още по-добре.
Целта на тези проверки (одитите) не е да се намират проблеми и да се „дърпат уши“. Целта е да се намерят тези места, където има какво да се подобрява, т.е ако нещо не работи то да проработи, и ако нещо може да работи по-добре – то да се подобри.„Нещата“ които може да се подобряват се наричат „възможности за подобрени“, а тези които трябва да се подобряват се наричат „несъответствия“.