Обичайно, доказали се и приети като общовалидни изисквания биват рамкирани във формат на образец от критерии и правила. Той има стойността на техническа спецификация. Познатото описание на характеристиките, параметрите, метод на производство на даден продукт/услуга и съответствието му с международните изисквания.
Спецификацията пък е част от технически регламент, който представлява съвкупност от правила и ограничения в разработката на стоки/предлагане на услуги. Стандартът се заема със смелата задача да замести и актуализира дейността им.
Кога една система е работеща
Клиентът е основната цел и основното мерило на всяка бизнес организация. Резултатът от въведени системи за управление проличава с обратна връзка от клиенти, количеството брак (дефектни и неефикасни стоки) и излишен разход на ресурси – материални и финансови. Стандартизацията замества потребителят, концентрирайки основните му изисквания в споменатите правила и изисквания, които след гласуване от мнозинство, се превръщат в международен стандарт.
ISO (Международна организация по стандартизация), която разработва тези писани нормативи, поставя абревиатурата си като обозначение за всеки свой гласуван и обнародван такъв документ. Системата за управление е стройна структура. Тя се построява именно на базата на стандарти.
Стандартите определят основните опорни точки, представляващи технически, производствени и регулаторни насоки, според които протичат главните управленски функции в една бизнес структура. Мениджмънтът, основан на стандартизация, е все по-актуален през последните десетилетия. Това е така, защото този метод доказва полезността си непрекъснато.
Системите ИСО не са норми, а систематизиран подход към производственият процес. Той се стреми към подобряване на крайните резултати, чрез внедряване на добри и полезни практики от съответен сектор, които се усъвършенстват постоянно. Цикълът на Деминг PDCA (Plan-Do-Check-Act), е основният модел за практическото постигане на тази цел.
Рутината в заучаването и изпълнението му почти винаги показва непрекъснато развитие на организационните звена и служителите, непрекъсната оценка на резултатите и лесно разрешаване на проблеми. Тези предимства на цикълът осигуряват спокойна и ползотворна работа. Наличието й създава подходяща почва за първи стъпки към иновацията – основна двигателна сила на успеха. Подбирайки подходящият стандарт, вие действително можете да постигнете успехи!
Дали една внедрена система е ефективна, се установява след проверка от акредитиран специалист-одитор. Сертификат се издава само на организации, които демонстрират изискваното разбиране и практическо изпълнение на поредицата от стандартизационни норми за сектора си, които са внедрили като система за мениджмънт. Как се декларира, че системата е функционална? Чрез задължителната материална база.
Материална база – доказателство за ефективна СУ
Доказателство за ефективно функционираща СУ би била поетапната проверка на дейността във всяко звено на фирмата. Ежедневното й провеждане от акредитирано лице обаче е физически непрактично и дори невъзможно – управителят на съответният фирмен отдел замества одиторът. По същият начин се проконтролират и всички останали структурни звена. Резултатите от дейността им се оформят в документален вид.
Документацията е единственото материално доказателство, че насоките и изискванията на стандартът са приложени и функционират добре. Въпреки, че се стреми избягване на прекалената описателност и се акцентира върху практиката, документалната база е много важна и през настоящата година.
През изминали години, тя беше комплекс от Процедури, Инструкции, Работни формуляри и Записи. Сега, обновените директиви на ISO променят визията й, но тя все още е споменавана като необходимо доказателствен материал. Одиторът преглежда изготвената документация, отбелязва пропуски в нея, и изготвя доклад към управленската структура на сертификационният орган. При одобрени резултати, следваща стъпка е издаване на сертификат.
