Стандартните документи и новата „документирана информация“ на Annex SL
Документацията обаче не е факт единствено в крайният етап от формиране на СУ. Документи присъстват при поетапното синхронизиране на всеки фирмен процес към изискване на съответният стандарт, според който се разработва системата. Не би било пресилено твърдението, че документалната част представлява същинската СУ, както пред необвързани, така и пред пряко обвързани с дейността на фирмата трети страни. За сертификационната организация, тя е материалното свидетелство, че процедурите, които е трябвало да бъдат изпълнени, са изпълнени, което потвърждава наличието на внедрена СУ.
Разработването на документалната част включва създаване на правила в документален вид, които служат като ръководство в работната дейност на всеки един служител. Кои са най-важните текстови бази, без които въведената СУ не може да бъде сертифицирана като ефективно работеща?
Обновените стандарти са изменили визията си според изискванията на директивата Annex SL. Документалната страна не изгубва значимостта си, като промяната в текстът на стандартите е концентрирана единствено в начинът на поддържането й, във възможността за свободното й персонализиране, и в терминологичното й означение. На много места, най-важните документи, които ще посочим, са представени просто като “документирана информация“.
Annex SL предоставя и възможност за създаване на интегрирана система за управление, състояща се от съчетано действие на два или повече стандарта. Тя се представлява и поддържа от единна документация за всички стандарти, която се променя през определен период.
Формуляри и записи
Работният формуляр е стандартна бланка с празни места за попълване. Оформянето й е процес, протичащ под контролът на висшето ръководство, което определя какъв тип информация трябва да бъде записана в нея. Последното зависи от сектора, който стандарта обхваща. Нерядко, формулярът е изработен във вид на таблица, с цел по-голяма прегледност и бърз преглед на данните.
Работният формуляр, след попълване на зададените данни, започва да се нарича запис. Докато формулярът е примерен показател за различни аспекти на активността в съответната система, и в измерванията при провеждането й, записите вече са готовата материална база, с роля на работен резултат. Те са документите с най-голямо значение за пред одиторите.
Записът е документ, който се изготвя за почти всяка част на фирмената структура. В тези документи се отбелязват всички покупки, доставки, измервателни процедури и други процеси по производството/контролът на дейността в една СУ. Те трябва да ни представят протичането на всички производствени детайли. Съответствието или несъответствието на продуктът/услугата спрямо изискванията на стандарта, процесите по проследяване на разработката, квалификацията и обучението на персоналът, състояние на инфраструктура, работни и измервателни съоръжения, корекция и превенция на продуктовото качество са отбелязани в тях.
Именно те убеждават одиторът относно резултатът от внедряване на системата – дали тя е достатъчно ефективно разработена и с потенциал за реално повишаване на продуктовата стойност. Липсата на записи обаче не означава, че съответната дейност не е извършена изобщо. Необходимо е единствено процесът по извършването й да се декларира по убедителен начин.
Процедури
Докато записите посочват реални резултати, процедурите представят детайлното протичане на процесите, благодарение на които се постигат резултатите. Съответно, отговорностите на всички служители, работещи по отделните процеси, включително разработването и съхранението на документалните записи, са описани в тези процедури.
Те имат характер на инструкции и понякога са придружени от такива. Благодарение на тях е възможно практическото въвеждане в експлоатация на системата. Броят им варира при различните стандарти. Обикновено, процедурите във всеки задължително включват изисквания за превенция и корекция в производствените процеси, практики за разпознаване на несъответстващи детайли в продукцията, както и за управление на документацията. Фактически, цялата практическа дейност на разработената СУ е съхранена в тези документи.
Наръчник
Наръчникът доскоро беше основен документ в СУ. Централни пунктове в него заемат предметът на дейност и обхватът на бизнес структурата, политиката и целите й. в него е отбелязана и степента на съответствие с рамката на стандарта, взаимната свързаност между процесите, процедурите, способността на служителите да отговорят на ИСО изискванията, оценка на постигнатите крайни резултати и всички останали модули от СУ.
Класическият ISO наръчник е материалната основа, която представя фирмената СУ. Наименованието му логично ни насочва към обучителните му функции: висшето ръководство има за цел да приспособи наръчникът към конкретните особености на всяка бизнес структура, а изпълнителният персонал – да извършва дейност според описаните в него насоки. Първи по значение сред списъкът с най-важните документи при одит.
